Na początku określ swój cel
Pierwszym krokiem w organizacji wydarzenia powinno być jasne określenie celu. Zastanów się czy organizujesz wydarzenie urodzinowe, wesele czy spotkanie firmowe. Jeżeli określiłaś już swój cel łatwiej będzie ci zaplanować poszczególne kroki.
Następnie przejdź do planowania budżetu. To jedno z pierwszych i kluczowych zadań dla organizatora każdego przedsięwzięcia. Mając określony budżet możesz realnie zaplanować wszystkie działania, atrakcje, poczęstunek czy wystrój. Dodatkowo znając budżet wiesz czy będziesz potrzebować jakiegoś dofinansowania czy też musisz zrezygnować z niektórych atrakcji.
Lokalizacja
Jeżeli już wiesz w jakim celu organizujesz event oraz ile możesz przeznaczyć na jego organizację następnie powinnaś wybrać dogodną dla wszystkich lokalizację. Jeżeli poszukujesz miejsce na event warszawa to industrialne przestrzenie mogą być propozycją idealną dla Ciebie.
Do wyboru masz wiele salę. Zwróć uwagę na to czego tak naprawdę potrzebujesz. Pamiętaj że możesz wynająć miejsce w którym dostępny jest catering oraz oprawa muzyczna lub wynająć pustą salę i zorganizować wszystko samodzielnie.
Stwórz plan imprezy
Każda dobra impreza musi być odpowiednio zaplanowane. Aby dobrze zaplanować imprezę przemyśl jakie mają być i najważniejsze punkty. Planujesz przemówienie szefa, tort, pokaz sztucznych ogni czy inne atrakcje? Planuje na konkretne godziny aby nic ci nie umknęło podczas zamieszanie w dniu wydarzenia.
Dodatkowo w planie imprezy możesz wypisać osoby które będą odpowiedzialne za poszczególne zadania. Jeżeli dana osoba będzie wiedziała o której godzinie co dokładnie ma się odbyć - w ten prosty sposób uniknąć bałaganu. Dodatkowo takie planowanie pomoże ci uniknąć dodatkowego stresu czy nieprzewidzianych sytuacji.
Atrakcje
Planowaniem atrakcji możesz zająć się samodzielnie lub wynająć do tego profesjonalistów. Doświadczeni animatorzy przygotują atrakcje na każde wydarzenie. Przykłady atrakcji na różnych wydarzeniach:
Pokaz sztucznych ogni
Koncert
Zabawy integracyjne
Drink Bar
Słodki poczęstunek
Warsztaty
Quizy
I wiele wiele innych
Zaproszenie
Niezależnie od rodzaju wydarzenia które organizujesz musisz zaprosić na niego gości. Obecnie do wyboru masz różne rodzaje zaproszę począwszy od drukowanych i łatwo dostępnych w każdym sklepie po zaproszenie ręcznie robione u rękodzielników. Idąc z rozwojem i duchem czasu możesz również wysłać zaproszenie w postaci multimedialnego pliku. To tak zwane save the date.
Na zaproszeniu powinny znaleźć się informacje takie jak kto zaprasza, z jakiej okazji zaprasza, data oraz godzina wydarzenia, lokalizacja a także jeżeli organizujesz wydarzenie w konkretnym motywie wypada poinformować o tych gości - zwłaszcza jeżeli oczekujesz od nich przebrania.
Poczęstunek
Większość wydarzeń organizowanych z wraz z poczęstunkiem dla gości. Zależności od rodzaju wydarzenia które organizujesz mogą być to być zimne przekąski, słodki stół, szwedzki stół lub cała lista dań ciepłych.
Podczas wyboru poczęstunku pamiętaj o swoich gościach. Jeżeli wiesz że któryś z gości posiada silne alergie, nietolerancje lub specjalne diety pamiętaj o tym i przygotuj dla niego odrębne menu. Takie Postępowanie sprawi że twoim gościem będzie bardzo miło.
