Czym jest digitalizacja?
Digitalizacja oznacza zamianę fizycznych zasobów firmy na formę elektroniczną. Mogą jej dotyczyć zarówno dokumenty, jak i także zdjęcia, filmy, czy nagrania dźwiękowe. Digitalizacji można poddawać zarówno archiwa, jak i aktualne dokumenty składowane w firmie. Elektroniczny obieg dokumentów w firmie jest coraz popularniejszy w każdej już niemal branży. Przemawia za tym konieczność wprowadzenia ujednoliconego systemu przechowywania danych w przedsiębiorstwach. Dokumenty w formie cyfrowej można przechowywać w dowolnych formatach, odtwarzać oraz edytować na każdym urządzeniu o każdej porze i z każdego miejsca.
Jak wygląda digitalizacja dokumentów firmowych?
Proces digitalizacji dokumentów jest złożony i wymaga pewnych specjalistycznych rozwiązań. Firma najczęściej wyznacza w tym celu zaufanego pracownika. Jego zadaniem jest przeprowadzenie skanowania całej dokumentacji firmowej i przeniesienie jej na formaty plików komputerowych. Po przygotowaniu stanowiska pracy i samej dokumentacji, należy określić, gdzie będą przechowywane dane w formie elektronicznej. Do tej czynności niezbędne jest urządzenie skanujące i oprogramowanie do zarządzania drukiem. Każda zeskanowana kartka zapisuje się w odpowiednim miejscu w systemie. Wiele firm, ze względu na wystąpienie dużego ryzyka błędu, decyduje się na digitalizację danych poprzez zlecenie usługi firmom zewnętrznym.
W skanowaniu dokumentów liczy się porządek i bezpieczeństwo
Proces skanowania dokumentów można uznać za w pełni udany, gdy pracownicy firmy mogą znaleźć w dokumentacji wszelkie informacje sprawnie, szybko i z zachowaniem standardów bezpieczeństwa. To właśnie dlatego przedsiębiorcy decydują się na przeniesienie danych na formę cyfrową. Dlatego warto więc zadbać o to, aby proces ten nie poszedł na marne i zadbać o maksymalny porządek przy jego trwaniu. Do procesu skanowania należy się zatem należycie przygotować i dołożyć starań, aby nie było potrzeby powtarzania tej czynności. Konsekwencje chaotycznej i niedokładnej archiwizacji mogą być bardzo poważne i dotkliwe dla firmy. Problem z odzyskaniem czy dostępem do konkretnych informacji i dokumentów może skutkować dodatkowymi kosztami.
