Nowe terminy wejścia w życie obowiązkowego KSeF
Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, obowiązek korzystania z KSeF zostanie wprowadzony stopniowo. Jest to odpowiedź na problemy techniczne, które ujawnił audyt, a także na liczne postulaty środowisk biznesowych dotyczące potrzeby wydłużenia okresu przygotowawczego.
Obowiązkowy KSeF wejdzie w życie w następujących terminach:
Od 1 lutego 2026 r.: dla dużych przedsiębiorców, czyli podmiotów, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 roku 200 mln zł.
Od 1 kwietnia 2026 r.: dla pozostałych przedsiębiorców, w tym małych i średnich firm, a także podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT.
Warto również zaznaczyć, że dla najmniejszych podatników o łącznej wartości sprzedaży do 10 000 zł brutto miesięcznie (tzw. wykluczonych cyfrowo), obowiązek stosowania e-faktur został dodatkowo odroczony do 1 stycznia 2027 r.
Okres przejściowy i ważne uproszczenia
W celu złagodzenia pierwszego okresu obowiązywania KSeF, Ministerstwo Finansów przewidziało kilka istotnych ułatwień i rozwiązań przejściowych:
Brak sankcji na początku
Sankcje za naruszenia związane z KSeF (np. za brak wystawienia faktury ustrukturyzowanej) będą stosowane dopiero od 1 sierpnia 2026 r. Oznacza to półroczny okres przejściowy bez kar, co daje przedsiębiorcom czas na dopracowanie procedur.
Tryb offline i faktury z kas fiskalnych
Tryb offline (offline24): Wprowadzona zostanie możliwość stałego wystawiania faktur poza KSeF (w trybie tzw. offline24) i przesyłania ich do systemu nie później niż następnego dnia roboczego po wystawieniu. Faktury te będą musiały być opatrzone kodem QR.
Faktury z kas rejestrujących: Przez cały 2026 rok utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących w dotychczasowej formie. Oznacza to, że do końca 2026 r. nie będą one musiały być przesyłane do KSeF.
Płatności i JPK_VAT
Brak obowiązku podawania numeru KSeF: Obowiązek podawania numeru KSeF podczas dokonywania płatności za faktury (w tym w mechanizmie podzielonej płatności - MPP) będzie miał zastosowanie dopiero od 1 sierpnia 2026 r.
JPK_VAT: Wprowadzona zostanie nowa, dostosowana do KSeF struktura JPK_VAT z deklaracją, która będzie obowiązywać od 1 lutego 2026 r.
Przygotowania do KSeF: krok po kroku
Pomimo przesunięcia terminu, przedsiębiorcy nie powinni zwlekać z przygotowaniami. Już teraz warto podjąć kluczowe kroki:
Audyt systemów IT: Należy zweryfikować, czy używane systemy księgowe i magazynowe są technicznie gotowe do komunikacji z KSeF (zgodność ze schemą FA(3) i API w wersji KSeF 2.0).
Uwierzytelnienie w systemie: Konieczne jest, aby osoby uprawnione (właściciele, członkowie zarządu, upoważnieni pracownicy) uzyskały możliwość logowania i uwierzytelnienia się w KSeF (np. za pomocą profilu zaufanego, pieczęci kwalifikowanej lub certyfikatu kwalifikowanego).
Wydanie uprawnień: Należy określić i nadać odpowiednie uprawnienia pracownikom lub biurom rachunkowym do wystawiania i odbierania faktur w imieniu firmy.
Testowanie: Skorzystanie ze środowiska testowego KSeF, które jest udostępnione przez Ministerstwo Finansów, pozwoli na przetestowanie integracji i weryfikację poprawności generowanych e-faktur ustrukturyzowanych.
Szkolenia: Konieczne jest przeszkolenie pracowników działów księgowości, handlowych i IT w zakresie nowych procedur fakturowania i obsługi systemu.
Wdrożenie KSeF to nie tylko nowy obowiązek, ale także szansa na automatyzację procesów i szybszy obieg dokumentów w firmie. Kluczem do sukcesu jest jednak odpowiednie zaplanowanie i przeprowadzenie integracji systemowej przed wejściem w życie obowiązkowych terminów.
Więcej informacji o Krajowym Systemie e-Faktur znajdziesz na https://www.360ksiegowosc.pl/ksef/
